Réunion du conseil d’administration / remue-méninges stratégique des 17, 18 et 19 novembre 2017

VENDREDI 17 novembre de 19h00 À 22h00 / SAMEDI 18 novembre de 9h00 À 17h00 / DIMANCHE 19 novembre de 9h00 À 11h00

HOLIDAY INN EXPRESS DE SAINT-HYACINTHE

Note :  les points « Concours » et « Festival » seront traités le vendredi soir (à compter de 19h)  / le remue-méninges stratégique se tiendra le samedi  (9h à 17h) / les derniers points à l’ordre du jour seront discutés le dimanche matin (9h à 11h?)

PROPOSITION D’ORDRE DU JOUR

1.0      Ouverture de la réunion

2.0     Lecture et adoption de l’ordre du jour  /  Odj-2017-11

3.0      Procès-verbaux

3.1        Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion des 25 et 26 août 2017 (St-Hyacinthe)  /  PV-2017-08

3.1.1     Suites au procès-verbal

3.2       Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion spéciale du 20 octobre 2017 (St-Hyacinthe)  /  PV-2017-10-SP

3.2.1    Suites au procès-verbal

3.3       Lecture du procès-verbal de l’AGA du 21 octobre 2017 (St-Hyacinthe)  /  PV-AGA-2017

4.0       Rapport du trésorier

4.1       État des revenus et dépenses au 31 octobre 2017  /  Comptabilité 2017-2018 FHOSQ_31 octobre 2017_présentation

4.1.1    Présentation des chèques au 31 octobre 2017  /  Présentation des chèques du 1er août au 31 octobre 2017

4.2      Nomination d’une firme mandatée pour l’examen des comptes de la FHOSQ

4.2.1   Proposition Stéphanie Faucher  /  Proposition Stéphanie Faucher

4.3      Signataires au compte

4.4      Poste d’adjoint administratif  /  Offre d’emploi – poste d’adjoint

4.5      Demande formation Guillaume Hétu  /  Gouvernance des OBNL

4.6      Demande commandite Harmonie Inspiration  /  Demande commandite Harmonie Inspiration

5.0       FHOSQ – Gouvernance

5.1       Élection des membres du comité exécutif de la FHOSQ

5.2       Règles d’éthique  /  Règles d’éthique FHOSQ

5.2.1    Déclarations d’intérêt des membres du conseil d’administration  /  Déclaration d’intérêt FHOSQ et comités

5.3       Répartition tâches et responsabilités  /  À titre indicatif :  Répartitions des tâches et responsabilités 2016-2017

5.3.1    Délégations COCSPE (Concours)  /  COFHQ (Festival)

5.4       Proposition de calendrier des réunions et événements 2018 :

• 1^ère réunion du c.a. : 2-3 février 2018 (Victoriaville)
• Concours : 13 au 15 avril 2018 (Victoriaville)
• Festival : 17 au 20 mai 2018 (Sherbrooke)
• 2^e réunion du c.a. : 15-16 juin 2018* (St-Hyacinthe)
• 3^e réunion du c.a. : 24-25 août 2018* (St-Hyacinthe)
• Réunion spécial : 19 octobre 2018* (St-Hyacinthe)
• AGA : 20 octobre 2018* (St-Hyacinthe)
• 4e réunion du c.a. : 16-17 novembre 2018* (St-Hyacinthe) * dates proposées

5.5      Planification stratégique  /  Comité de planification stratégique_résumé rencontre

5.5.1   Sondage  /  Sondage automne 2017 (Réponses)

5.5.2   REMUE-MÉNINGES STRATÉGIQUE (18 novembre 2017)

Documents de préparation :

• Structure FHOSQ et comités organisateurs
• Rapport orientations 2014 FHOSQ
• Plan développement stratégique 2014-2019_version finale
• Permanence FHOSQ (plan de relève)
• Planification stratégique 2019-2024_réflexions  *AJOUT / 8 novembre*

Documents de travail pour le remue-méninges (à venir)  :

• Penser autrement (doc. 1)
• Contexte et chronologie (doc. 2)
• Schéma de travail (doc. 3)
• Politique d’évaluation (proposition du comité de travail) (doc. 4)
• Proposition organigramme (doc. 5)

DÉROULEMENT DE LA JOURNÉE :

9h

• Penser autrement (doc. 1)
• Contexte et chronologie (doc. 2)
• Plan stratégique 2014-2019
• Questions et réponses (nouveaux administrateurs) / commentaires et discussions

10h        Pause

10h15

• Schéma de travail (doc. 3)
• Session de remue-méninges

12h        Dîner

13h30   Session de remue-méninges

15h        Pause

15h15

• Présentation du comité de travail Politique commune d’évaluation et des grilles d’évaluation (doc. 4)
• Discussions, modifications et modalités (ce point devra être adopté en réunion de c.a. le dimanche matin, s’il y a lieu)
• Proposition d’organigramme (doc. 5) / pour fins de discussions seulement
• Échéancier de travail (en vue de la rencontre de planification stratégique commune)

17h        Fin

6.0       Dossiers politique et de gestion (projets)

6.1         Ministère de la Culture et des communications

6.2        Comités 

6.2.1     Formations (direction musicale, mentorat, « Le musicien stratégique », etc.)

6.2.2    Évaluations (politique d’évaluation du c.a. et des employé-e-s)  /  Politique d’évaluation et grilles d’évaluation v.2

6.2.3    Développement

6.2.4    Financement

7.0      Concours solistes et petits ensembles de la FHOSQ

7.1       Rapport de la coordonnatrice  *AJOUTS / 13 novembre*

• Rapport de la coordonnatrice en date du 13 novembre 2017 pour réunion FHOSQ du 17 et 18 novembre
• commandites et services commandités 2016-2017-2018
• Liste des fondations 2018
• liste des commanditaires sollicités pour salles et préludes 2018

7.2      Concours 2018

8.0      Festival des harmonies et des orchestres symphoniques du Québec

8.1       Rapport du directeur général  /  Rapport du DG COFHQ   *AJOUTS / 15 novembre*

8.2       Festival 2018

9.0     Affaires diverses

9.1

9.2

10.0     Levée de l’assemblée